「リスクマネジメントができていない」という経営者の悩み
とある顧問先の施設で、リスクマネジメント体制の整備を支援しました。
きっかけは、経営者の方が抱えていた「施設として十分なリスクマネジメントができていない」という課題です。
施設を運営するうえでは、事故やトラブルを未然に防ぐための備えが欠かせません。また、実際に問題が発生した際には、状況に応じた適切な対応が求められます。
しかし、リスクマネジメントの必要性を理解していても、何から手をつければよいのか、どのような仕組みを整えればよいのか、明確になっていないこともあります。
今回の支援では、経営者の方と何度も対話を重ねながら課題を整理し、法務・制度面の整備と、生成AIを活用した現場の対応支援という二つの方向から取り組みました。
1. まずは経営者と、何度も話し合うことから
今回の支援で、私が特に大切にしたのは、経営者の方との対話です。
「リスクマネジメントができていない」という悩みがあったとしても、具体的に何が問題で、どのような状態を目指すべきなのかは、事業者によって異なります。
そのため、最初から解決策を決めつけるのではなく、経営者の方と何度も話し合いながら、課題を整理していきました。
施設の運営において何を大切にしているのか。どのような点に不安を感じているのか。どのような仕組みがあれば、安心して施設を運営できるのか。
こうしたことを一つひとつ確認しながら、必要な対応を考えていきました。
私は、経営支援において、この過程が非常に重要だと考えています。
専門家が一方的に「こうすべきです」と提案するだけでは、実際の現場に合わない仕組みになってしまうこともあります。
一方で、経営者の方と対話を重ねることで、表面的な問題だけでなく、その背景にある事情や、本当に必要としていることが見えてきます。
経営課題の解決は、専門家が答えを持ち込むことではなく、経営者と一緒に答えをつくっていくこと。
今回の支援でも、その姿勢を大切にしました。
2. 法務・制度面から、施設運営の土台を整える
経営者の方との対話を踏まえ、まず取り組んだのが、施設運営に関する書類や安全管理体制の整備です。
具体的には、次の業務を行いました。
- 利用規約の見直し
- 重要事項説明書の見直し
- 安全計画の策定
利用規約や重要事項説明書は、施設と利用者との間で、サービス内容や利用上のルール、事前に理解しておくべき事項などを明確にするための重要な書類です。
また、安全計画は、施設における安全確保の取り組みを整理し、日常的な事故防止や緊急時の対応を考えるうえで重要な役割を持ちます。
ただし、書類や計画は、作成すること自体が目的ではありません。
大切なのは、実際の施設運営と整合し、現場で活用できる内容になっていることです。
今回も、制度上の要請だけでなく、経営者の方の考えや施設の実情を踏まえながら、内容を整えていきました。
3. AIを活用して、リスク発生時の対応を支援する
一方で、書類や計画を整備するだけでは、十分とはいえません。
どれだけルールを整えていても、実際に事故やトラブルが発生した際に、現場の職員が必要な情報を確認できなければ、適切な対応につながらない可能性があるからです。
そこで今回、もう一つの取り組みとして、リスクが発生した際の対応をアシストする専用のカスタムAIを開発し、施設に納品しました。
このAIは、現場で問題が発生した際に、職員が対応を考えるための支援ツールとして位置づけています。
もちろん、AIにすべての判断を任せるわけではありません。
施設の安全管理では、迅速な初動対応や責任者への報告、関係機関への連絡など、人が責任を持って行わなければならないことがあります。
AIはあくまで判断を支援する道具です。
重要なのは、AIを導入すること自体ではなく、施設の実情に合わせて、現場の対応を支える仕組みを整えることです。
今回も、経営者の方と話し合いながら進めてきたリスクマネジメント体制の整備の一環として、AIを活用しました。
4. 法務とAIは、別々の仕事ではない
今回の支援では、行政書士として利用規約や重要事項説明書を見直し、安全計画を策定しました。
そして、生成AIアドバイザーとして、現場の対応を支援するカスタムAIを開発しました。
業務だけを見れば、まったく異なる二つの仕事に見えるかもしれません。
しかし、今回の目的は最初から一つでした。
「施設のリスクマネジメント体制を整えたい」という経営者の課題を解決することです。
そのために、法務・制度面から運営の土台を整え、AIを活用して現場の対応を支援する。
つまり、法務とAIは別々に提供するサービスではなく、一つの経営課題を解決するための手段なのです。
そして、その両方をつないでいるのが、経営者との対話です。
経営者が何に困っているのか、何を実現したいのかを理解しなければ、どれほど専門的な知識や技術があっても、適切な解決策を設計することは難しいでしょう。
経営者との対話を通じて課題を捉え、法務とAIを組み合わせて、具体的な仕組みとして形にする。
これが、今回の支援で私が実践したことです。
5. 経営課題の解決には「仕組みづくり」が重要
中小企業や小規模な事業者では、経営者自身が多くの判断を担っていることがあります。
日常の業務から突発的なトラブルまで、何かあるたびに経営者が対応していると、経営者の負担は大きくなります。
もちろん、経営者や責任者が判断すべき重要な問題もあります。
しかし、日常的な業務については、判断の基準や対応の手順を整理し、現場で適切に対応できる仕組みを整えることも大切です。
その際、必要になるのは必ずしもAIだけではありません。
業務ルールの見直し、規程や書類の整備、情報共有の方法、職員への教育など、課題に応じてさまざまな手段を組み合わせる必要があります。
AIは、その仕組みをより使いやすくするための有力な選択肢の一つです。
大切なのは、AIを導入することではなく、経営上の問題を実際に改善できる仕組みをつくること。
今回の支援でも、この考え方を大切にしました。
6. 相談だけで終わらない経営支援を
私は「行政書士 × 生成AIアドバイザー」として活動しています。
この肩書きを見て、「行政書士業務もAI支援もできるのですね」と言われることがあります。
もちろん、それも間違いではありません。
しかし、私が目指しているのは、二つの仕事を別々に提供することではありません。
法務とAIの両方を活用して、経営者が抱える課題を実際に解決することです。
そのために、まずは経営者の話をじっくり伺います。
何が問題なのか。なぜその問題が起きているのか。どのような状態を目指したいのか。
必要であれば何度も話し合い、課題を整理しながら、一緒に解決策を考えます。
そして、提案だけで終わらず、必要なルールや業務の仕組みを実際に形にしていく。
今回のリスクマネジメント体制の整備は、その一例です。
私は、経営者の悩みに対して、単に「こうすればよい」と助言するだけでなく、「では、実際にどうすれば実現できるのか」を一緒に考え、形にすることに価値があると考えています。
これからも、法務とAIの専門性を生かしながら、経営者と対話を重ね、実行を伴う経営支援に取り組んでいきたいと思います。
経営課題の解決についてご相談ください
当事務所では、行政書士としての法務・制度面の知識と、生成AIの活用支援を組み合わせ、中小企業や各種事業者の経営課題の解決を支援しています。
経営上の課題がまだ明確になっていない段階でも構いません。
経営者の方と一緒に問題を整理し、必要な解決策を考え、具体的な仕組みづくりまで支援いたします。
業務の仕組みづくり、社内ルールの整備、AI活用などについて、お困りのことがございましたら、お気軽にご相談ください。